Il problem solving è una soft skill di cui si sente parlare sempre più spesso, ma in cosa consiste esattamente? E’ un talento naturale o può essere appreso? Vediamo meglio di cosa si tratta, perché è diventato così importante e quali metodi esistono per sviluppare questa capacità e per saperla applicare. Ti servirà e ti aiuterà per svolgere al meglio qualsiasi professione, ma anche per affrontare ogni nuova sfida tu possa incontrare, nella vita e nella carriera.

Problem solving significa letteralmente ‘risoluzione di problemi’,  ovvero la strada per dare la migliore risposta possibile a una determinata situazione critica  e solitamente nuova.

I problemi, piccoli e grandi,  sono il pane quotidiano nella vita di tutti noi e siamo pertanto tutti abituati a doverli affrontare. Ma non tutti siamo efficaci nello stesso modo nel risolvere situazioni, ci sono persone più reattive, altre più riflessive; persone che sono capaci di aguzzare l’ingegno, e altre che vedono i problemi, ma faticano a razionalizzare una soluzione. Ci sono problemi ricorrenti per i quali automatizziamo la soluzione e problemi più complessi, per la cui soluzione serve un approccio out-of-the-box.

Anche l’ambito lavorativo riserva sempre dei problemi, e lo fa da sempre, ma perché negli ultimi anni è diventata ancora più importante questa competenza definita ‘soft’ che è il problem solving?

La nostra risposta è che oggi il mondo è diventato molto più complesso, in piena trasformazione digitale, in una fase di transizione e piuttosto entropica, e questo si riflette sia nella vita delle persone, sia nella vita delle organizzazioni economiche. In un contesto di questo tipo i problemi sono la regola, perciò le competenze di problem solving sono diventate ancora più importanti, e lo saranno sempre di più: con la trasformazione digitale, l’intelligenza artificiale, la robotica, l’industria 4.0, i lavori che prevedono compiti semplici e ripetitivi saranno i primi in cui le macchine sostituiranno l’uomo. Rimarranno sempre più riservati agli esseri umani quei lavori che richiedono creatività e intuito, caratteristiche difficilmente replicabili da un software.

I problemi sono spesso al centro di ciò che molte persone e aziende devono fare ogni giorno: molte società, oltre ad avere i propri problemi interni, aiutano i loro clienti a risolvere i loro problemi. Una parte fondamentale del ruolo di ogni manager è quindi trovare il modo di risolverli.

Strumenti di problem solving

Molte persone hanno un’attitudine naturale alla soluzione di problemi, ma si tratta comunque di una competnza che può essere acquisita, grazie anche all’applicazione di un metodo.

Il metodo del problem solving più diffuso prevede quattro fasi o passaggi:

1) Definire il problema

E’ una fase cruciale: quello che viene ritenuto il problema evidente, spesso non è il problema reale ma solo un suo sintomo. Analizzare bene una situazione, andare a fondo e individuare la situazione critica originale è l’unico modo per raggiungere una soluzione efficace. Ci sono diverse metodologie per riuscire ad arrivare alla radice del vero problema, uno di questi è quello delle 5 Whys, che consiste in sintesi nel procedere progressivamente dal problema evidente a problemi successivi chiedendosi ‘perchè’ per 5 volte (o almeno andando avanti fino a quando si ottiene una risposta sensata), qui un approfondimento.

Se la situazione è complessa può essere utile scomporre il problema principale in problemi secondari. A questo punto si tratta di rappresentare e analizzare il problema: determinare i fattori rilevanti, capire quali informazioni ci servono,  reperire i dati di riferimento.

2) Generare alternative

E’ la fase creativa, quella del design delle soluzioni alle domande poste dal problema. Qui si tratta anche di organizzare le informazioni e individuare delle risorse per realizzare un piano di attuazione. Può essere molto utile utilizzare metodologie di design thinking.

3) Valutare e selezionare le alternative

Bisogna prendere in considerazione diverse soluzioni alternative e poi selezionare quella che sembra più in linea con le aspettative di successo e di tolleranza del fallimento. In questa fase entra in gioco il ‘decision making’ , cioè tutto quel processo cognitivo ed emozionale che permette di raggiungere una scelta finale.

4) Implementare le soluzioni

Scelta la soluzione e realizzato un piano di attuazione, questo va implementato, cioè portato a esecuzione. E ora che tutto il processo di problem solving trova compiuta espressione. In ambito aziendale questa fase viene spesso gestita dai project manager: è necessario organizzare che ogni parte del piano sia eseguita, monitorare il suo impatto in corso d’opera e valutare il successo finale.

 

Nel video qui di seguito, un metodo similare in soli 3 step!