Di newsletter, pubblicità o email da parte di colleghi, manager, professori o brand se ne ricevono più di una decina al giorno e se per aprirle, archiviarle o cestinarle basta un click o uno swipe, scrivere una email perfetta è sicuramente molto più complesso. Di certo la difficoltà non sta nel riempire i campi inserendo l’indirizzo del destinatario, eventuali contatti in CC, l’oggetto o nel ricordarsi di ringraziare e salutare in chiusura, ma nel comunicare in modo breve, chiaro e conciso tutto ciò che si ha da dire. Sembra facile, ma non lo è e il tutto diventa ancora più impegnativo per le email che presentano un certo grado di formalità.
Scrivere un’email efficace, da dove partire
Da dove si deve partire dunque per scrivere un’email che garantisca di portare a termine le intenzioni comunicative del mittente senza il timore di aver lasciato dubbi e provocato fraintendimenti o misunderstanding in chi legge? È una domanda più che lecita se si pensa che – affidandosi ai dati di Statista – nel 2020 sono stati inviati in tutto il mondo circa 306,4 miliardi di email al giorno e questo trend sembra destinato a crescere ancora di più raggiungendo i 347,3 miliardi entro il 2023. Ma non è tutto, il vero problema è che circa il 50% della comunicazione tramite posta elettronica viene puntualmente fraintesa o passa inosservata.
Content is King
Qual è dunque il primo step da seguire per scrivere un’email perfetta? Semplice, avere chiaro in mente il contenuto da comunicare. Troppo scontato? Niente affatto. Sapere cosa si ha da dire non significa solo conoscere l’argomento generale da trasmettere, ma individuare sin da subito le informazioni principali – che andranno inserite già all’inizio dell’email a partire dall’oggetto – e distinguerle da eventuali dettagli aggiuntivi che dovranno invece essere presentati in seguito.
Non a caso, come per qualsiasi testo che abbia una funzione referenziale, anche nella costruzione delle email vige lo schema della piramide invertita secondo cui il contenuto più rilevante va inserito nei paragrafi iniziali indicando da subito l’argomento centrale che si svilupperà nel corpo del testo. Tutte le argomentazioni a supporto del messaggio principale devono invece contenere fatti, dati o una chiara call to action. Se si richiede al destinatario di prendere una decisione, quest’ultima andrà approfondita a un ulteriore livello della piramide.
Una buona pratica può dunque essere dedicare qualche minuto a fare un brainstorming generale in modo da crearsi una sorta di scaletta mentale – o scritta se si preferisce – di tutti i contenuti in ordine di importanza.
Un’email efficace parte da un oggetto altrettanto efficace
L’oggetto è la sezione che anticipa il contenuto dell’email, la serratura che apre l’accesso al corpo del testo e il segreto è cercare di trovare le parole adatte per incuriosire e lasciar intravedere ciò che si vuole comunicare in seguito, giocando con la creatività. Le primissime informazioni sono infatti contenute in questo form che appare subito dopo il nome del mittente.
Come scrivere un’email di lavoro
Un’email può definirsi efficace quando non lascia spazio a dubbi, perplessità e non finisce in automatico nella sezione “posta indesiderata” del destinatario. Questo è ancor più importante quando si tratta di email di lavoro. Avendo chiaro il contenuto da voler comunicare, come organizzarlo? Come renderlo accattivante? Anche in questo caso esistono una serie di best practice da considerare per mettere in piedi lo scheletro dell’email e successivamente “abbellirlo”.
Comunicazione immediata
Oggi il tasso di concentrazione del lettore medio è sceso dai 12 agli 8 secondi, questo per dire che per rendere le email efficaci è necessario andare dritti al punto: strutturare il contenuto così da renderlo facile sia da leggere che da capire.
Contenuto ben organizzato
L’email deve essere organizzata secondo un ordine logico e cronologico. Se eccessivamente lunghe e ricche di informazioni è bene dedicare due righe conclusive a un riepilogo che possa confermare al lettore di aver capito tutto e non essersi perso nessun punto importante.
Gentile e adatta al tono
Un tratto distintivo di una comunicazione che avviene tramite posta elettronica è la gentilezza e l’attenzione che si impiega nello scegliere accuratamente i termini e i modi più adatti al contesto. Un’email non deve di certo essere un tentativo – mal riuscito – di adulare il destinatario, ma senza dubbio bisogna sempre apparire gentili, cordiali e fare in modo che anche al destinatario sia data la possibilità di compiere delle scelte.
Sintetica
Un famoso architetto del secolo scorso, Ludwig Mies van der Rohe, diceva “less is more”; la sola traduzione letterale è sufficiente per capirne il concetto e questa filosofia vale anche per il contenuto delle email che deve essere breve – anche se si hanno diverse cose da dire – e bisogna fare il possibile per renderlo pulito, conciso e snello.
In una email non c’è spazio per pensieri troppo lunghi, eccessivamente argomentati e romanzati. Non è un testo poetico e non deve provocare nessun sconvolgimento interiore nel lettore, quindi andranno benissimo frasi brevi, dalla sintassi semplice e senza troppi aggettivi a far da contorno. La lunghezza del testo influisce sulle percentuali di apertura della email: il numero di parole ideale, secondo uno studio di Boomerang, è tra le 75 e le 100 parole.
Spam free
Dire che bisogna fare attenzione agli errori di ortografia e ai refusi è scontato, ma occhio anche all’utilizzare tutte quelle parole come “free”, “gratis”, “offerta”, “urgente” o “vincitore” che allertano automaticamente i sistemi anti-spam e portano le email nella posta non desiderata.
Visiva
La vista occupa il 50% delle risorse del cervello. Ricordandosi che l’obiettivo è trasmettere informazioni e rendere al destinatario il processo di lettura e comprensione il più semplice possibile, anche creare un impatto visivo diventa fondamentale. A chi legge un’email risulterebbe noioso trovarsi di fronte a un testo unico, che “non rispira”.
Come fare? Ecco una serie di tips che rendono la lettura di un’email sicuramente più piacevole:
- suddividere gli argomenti in paragrafi intervallati da spazi bianchi;
- utilizzare elenchi puntati che accompagnano l’occhio e schematizzano le informazioni;
- scrivere in bold e/o sottolineare le parole chiave;
- utilizzare il colore o le emoji, dove possibile, per comunicazioni non eccessivamente formali. Sono entrambi buoni modi per attirare l’attenzione e coinvolgere il destinatario;
Email, quando è appropriato mandarle e quando no
Le email rappresentano un buon canale di comunicazione quando:
- è preferibile tracciare tutti gli scambi della conversazione;
- è necessario inviare un file elettronico come allegato;
- si vuole distribuire rapidamente informazioni a più persone;
- viene espressamente richiesto di essere contattati solo tramite email.
Tuttavia, è meglio evitare la posta elettronica e preferire altri canali di comunicazione quando:
- si vuole comunicare un messaggio lungo e complesso;
- sarebbero necessarie ulteriori chiarimenti da affrontare preferibilmente face to face;
- si comunicano informazioni altamente confidenziali;
- si condivide un messaggio emotivamente carico o mal interpretabile.
Costruire un’email efficace richiede dunque tempo, ma lo sforzo sarà ripagato: un messaggio che si attiene alle giuste regole è sicuramente più apprezzato rispetto a un messaggio scritto di fretta e pieno di errori e refusi.
Cordiali saluti,
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